Las migraciones de CRM en ONG fallan más de lo que deberían. No porque la plataforma nueva sea mala, sino porque las organizaciones subestiman todo el trabajo que hay que hacer antes de importar el primer registro.
He visto migraciones que deberían haber tardado 6 semanas alargarse 6 meses. También he visto organizaciones bien preparadas migrar 15.000 registros en 5 semanas con mínima disrupción en la recaudación.
La diferencia es casi toda preparación. Este checklist refleja lo que hacen las que lo consiguen.
Fase Previa a la Migración (Pasos 1-5)
Paso 1: Auditoría completa de datos. Exporta todo de tu sistema actual antes de hacer nada más. Si vienes de hojas de cálculo, consolídalas todas. Si vienes de un CRM, exporta todos los registros, todo el historial de donaciones, todas las notas. Ten claro qué tienes: total de constituyentes, registros de donaciones, rango de fechas, donaciones recurrentes activas y pledges abiertos.
Paso 2: Deduplicar constituyentes. Los duplicados son universales. La mayoría de bases tienen un 10-20% de duplicados si se analizan bien. Pasa tus datos por una herramienta de deduplicación antes de migrar. Fusionar duplicados en el sistema nuevo es mucho más difícil que limpiarlos antes. Busca por email, teléfono, dirección y variaciones de nombre.
Paso 3: Mapear historial de donaciones. Mapea cada campo de tus registros de donaciones al campo equivalente en el sistema nuevo. Importe, fecha, código de apelativo, campaña, designación de fondo, método de pago. No asumas que los nombres de campos significan lo mismo. 'Campaign' en tu sistema viejo puede ser 'Appeal' en el nuevo.
Paso 4: Créditos blandos y donaciones en tributo. Los créditos blandos son lo que peor se hace en las migraciones de ONG. Un crédito blando es la atribución no deducible de una donación a alguien que no es el donante real (normalmente el fundraiser que consiguió la donación o el homenajeado). Estas relaciones tienen que migrar con los registros de donaciones, no solo el crédito directo.
Paso 5: Donaciones recurrentes. Saca una lista completa de todas las recurrentes activas. Para cada una documenta: registro del donante, importe, frecuencia, fecha de inicio, método de pago, próxima fecha programada y procesador. Las recurrentes representan ingresos futuros esperados. Migrarlas mal rompe tu programa de donación mensual.
Ejecución y Post-Migración (Pasos 10-14)
Paso 10: Ejecución en paralelo. Mantén ambos sistemas funcionando 2-4 semanas después de la importación inicial. Mete las donaciones nuevas en los dos. Es trabajo doble, pero te protege. Si algo va catastróficamente mal, tienes un respaldo limpio. Pon una fecha de fin clara para el período paralelo; si no, se alarga indefinidamente.
Paso 11: Formación antes del arranque. La formación funciona mejor cuando es cercana al uso real. Forma a los usuarios clave 1-2 semanas antes del go-live, no 2 meses antes. Céntrate en los flujos que van a hacer de verdad: registrar una donación nueva, generar un acuse de recibo, sacar un informe LYBUNT, actualizar datos de contacto. La formación por rol le gana a la genérica siempre.
Paso 12: Arranque. Elige una fecha concreta. Ese día, se deja de meter datos en el sistema viejo. A partir de ahí, el nuevo es el sistema de referencia. Comunícalo claramente a todo el equipo. Ten a la persona que más sabe disponible todo el día para resolver dudas.
Paso 13: Verificación y reconciliación. En la primera semana, comprueba: el total de constituyentes cuadra (descontando la deduplicación), el total de donaciones cuadra, los ingresos por donaciones cuadran por año, los saldos de pledges abiertos cuadran y el número de recurrentes activas cuadra. Cualquier discrepancia se investiga antes de que se haga más grande.
Paso 14: Estabilización de 30 días. Trata el primer mes como período de estabilización, no como business as usual. Reuniones semanales con el equipo para sacar problemas a la luz pronto. Lista continua de incidencias de datos que aparecen en el día a día. Prioriza por impacto: errores en registros de major donors son más urgentes que inconsistencias de formato en direcciones. Al día 30, deberías tener un sistema limpio en el que tu equipo confía.