Migrar de herramienta de proyectos es complicado. Y la mayoría lo hace mal.
¿Qué hacen mal? Exportan todo de la herramienta vieja. Lo importan entero a la nueva. Pasan 3 meses limpiando el desastre.
El truco: migra el 20% importante y deja el resto. Los proyectos de hace 2 años no necesitan moverse. Déjalos ahí.
Esta guía te muestra el proceso de 6 pasos para hacerlo sin volverte loco.
Los 6 Pasos
1. Auditoría (Semana 1)
Mira qué tienes en la herramienta vieja. ¿Qué proyectos están vivos? ¿Qué merece la pena mover? ¿Qué puede quedarse archivado?
Regla: Solo migra proyectos activos y plantillas que usas. El resto déjalo. No merece la pena.
2. Monta la estructura nueva (Semana 2)
Configura espacios, tableros y flujos en la herramienta nueva. Todavía NO importes nada.
Prueba con un par de proyectos de prueba. Ajusta cómo queda antes de meter datos reales.
3. Exporta lo importante (Semana 3)
Saca solo proyectos activos, plantillas que usas, y lista del equipo. Lo demás déjalo.
Límpial o todo en Excel antes de importar. Quita duplicados, arregla nombres, mismo formato para todo.
4. Importa y revisa (Semana 4)
Mete los datos limpios a la herramienta nueva. Comprueba que tareas, responsables y fechas están bien.
Si algo está mal, arréglalo YA. No dejes que se acumulen errores.
5. Período paralelo (Semanas 5-6)
Durante 2 semanas, el equipo usa las dos. Trabajan en la nueva, la vieja solo para consultar.
Resuelve las quejas que salgan. Entrena a la gente.
6. Corte final (Semana 7)
Cierra el acceso a la vieja. A partir de ahora, solo la nueva.
Deja la vieja disponible 90 días más por si acaso, para consultar cosas.
Errores Típicos
Error 1: Migrar todo. No. Solo lo activo. El resto es peso muerto.
Error 2: Saltar el período paralelo. Mal. El equipo necesita esas 2 semanas para acostumbrarse.
Error 3: Cero formación. Con 2 horas de training te ahorras semanas de "¿cómo hago esto?"
Error 4: Importar datos sucios. Si importas basura, tendrás basura en la nueva. Limpia primero.