¿Te has fijado en que todos los CRM tienen un plan «gratis»? Aquí va la pregunta que nadie hace: ¿gratis durante cuánto tiempo, y gratis para hacer qué exactamente?
Pasé tres semanas creando cuentas, importando datos y ejecutando tareas reales en 7 de los planes gratuitos de CRM más recomendados. No fueron demos guiados — uso real, con 200 contactos, un pipeline de cinco etapas y el esfuerzo deliberado de topar con cada límite que estas plataformas te ocultan. Algunas son genuinamente gratuitas. Otras me mostraron un aviso de actualización a los 20 minutos de registrarme.
Una herramienta que probé — sin rodeos — borró los datos de mi pipeline a los 14 días sin avisar. Eso no es un plan gratuito. Es un periodo de prueba con mejor marketing.
Te cuento qué CRM gratuitos funcionan de verdad, qué límites te van a dar problemas, qué mirar sobre el RGPD antes de meter ahí los datos de tus clientes y cuándo tiene sentido pagar.
Qué significa «gratis» en el precio de un CRM
Los proveedores de CRM usan cuatro modelos distintos y a todos los llaman «gratis». Saber la diferencia te ahorra una migración dolorosa al tercer mes.
Gratis para siempre (freemium): un plan permanente con funciones reales, sin límite de tiempo, sin tarjeta de crédito para seguir usándolo. HubSpot CRM y Bitrix24 usan este modelo. Las funciones son limitadas frente a los planes de pago, pero tus datos son tuyos indefinidamente.
Trial gratuito: funciones completas, limitadas en el tiempo — normalmente 14 o 21 días. Después, pagas o te bloquean los datos. Bastantes proveedores publicitan esto como «CRM gratis» en sus anuncios. Lee la letra pequeña.
Freemium con muros de pago: las cuentas gratuitas son permanentes, pero casi todas las funciones útiles están detrás de un pago. Puedes registrar contactos y poco más. Técnicamente gratis. Prácticamente inútil más allá de 50 contactos.
Gratis para equipos pequeños: un plan gratuito permanente pero limitado a 1-3 usuarios. Bien si trabajáis solos. Inútil si tenéis un equipo comercial de cuatro personas.
La prueba que aplico a todo CRM gratuito: ¿puedo añadir 100 contactos, montar un pipeline, enviar 10 emails y sacar un informe — todo sin ver un aviso de pago? La mayoría falla en el paso tres.
Precios verificados en las webs de los proveedores en marzo de 2026. Los detalles de los planes gratuitos cambian más de lo que los proveedores reconocen — confírmalos siempre antes de comprometerte.
Los 7 mejores CRM gratuitos en 2026 (análisis honesto)
Los ordené según cuánto puedes hacer realmente en el plan gratuito antes de topar con un muro. No según el texto de marketing.
1. HubSpot CRM — el mejor plan gratuito en general
HubSpot CRM es el CRM gratuito más generoso del mercado. Usuarios ilimitados. Contactos ilimitados. Sin límite de tiempo. No es marketing — llevo más de un año usando la misma cuenta gratuita para llevar el trabajo de clientes freelance.
Lo que obtienes gratis: fichas de contactos y empresas con historial completo de actividad, seguimiento de apertura y clics en emails, un programador de reuniones (tus contactos reservan hueco directamente en tu calendario), widget de chat en directo para tu web, sincronización bidireccional con Gmail y Outlook, un pipeline visual y apps móviles que funcionan sin conexión.
Lo que me sorprendió de verdad: el seguimiento de emails es legítimamente bueno. Veía exactamente cuándo un cliente potencial abría mi propuesta y cuántas veces la reenviaba. Ese contexto cambió cómo hacía el seguimiento. En el plan gratuito.
Los límites que importan: tienes 5 flujos de automatización frente a ilimitados en los planes de pago. Los informes son básicos — ves el valor del pipeline y las etapas, pero no puedes crear paneles personalizados ni hacer previsiones por comercial. El soporte en el plan gratuito es solo de comunidad: foro y documentación. Sin chat en directo ni teléfono. Un apunte de RGPD: HubSpot ofrece alojamiento de datos en la UE, pero hay que solicitarlo al crear la cuenta — por defecto no siempre cae en servidores europeos.
Cuándo necesitarás pagar: llegarás al límite de automatización casi de inmediato si envías cualquier tipo de secuencia de seguimiento. El salto a Sales Hub Starter (actualmente unos 20 €/mes para 2 usuarios) es razonable. Pero el plan gratuito sigue siendo genuinamente útil aunque nunca pagues.
- Usuarios: Ilimitados
- Contactos: Ilimitados
- Deals: Ilimitados
- Tracking de emails: Sí
- Automatizaciones: 5 flujos
- Soporte: Solo comunidad
- Límite de tiempo: Ninguno — gratis para siempre
2. Zoho CRM gratis — el mejor para equipos de 3
Zoho CRM ofrece un plan gratuito para hasta 3 usuarios con un conjunto sólido de funciones: gestión de leads y contactos, un pipeline de oportunidades, gestión de tareas, integración básica de email e informes estándar. Es un CRM real, no una demo recortada.
Importé 200 contactos y el proceso fue limpio. La interfaz se siente más antigua que la de HubSpot — el formulario de contacto por defecto muestra 23 campos, lo cual abruma. Pero puedes dejarlo en 6-8 campos, y una vez hecho eso, el uso diario es correcto.
Donde Zoho supera las expectativas: Zia, su asistente de IA, está parcialmente disponible en el plan gratuito y te avisa de anomalías en el pipeline. La mayoría de los CRM cobran 55 €+/usuario por funciones de IA. Otro punto a favor para una pyme española: Zoho tiene centro de datos en la UE, así que el alojamiento de datos en territorio europeo es sencillo de configurar.
El límite real: 3 usuarios es el tope. En cuanto vuestro cuarto comercial necesite acceso, estaréis pagando. El plan Standard empieza en unos 14 €/usuario/mes (facturado anualmente). Si sois un equipo de dos, Zoho Free puede ser todo lo que necesitéis.
- Usuarios: Hasta 3
- Contactos: Hasta 5.000
- Deals: Sí
- Integración de email: Básica
- Automatizaciones: Ninguna en el plan gratuito
- Soporte: Solo email
- Límite de tiempo: Ninguno — plan gratuito permanente
3. Bitrix24 — el mejor para equipos grandes con presupuesto cero
Bitrix24 hace algo que ningún otro CRM hace: usuarios ilimitados en el plan gratuito. Un equipo de 15, 50 o 200 personas puede usarlo sin pagar. Solo eso hace que valga la pena investigarlo si tu empresa no tiene presupuesto o gestionas una organización sin ánimo de lucro.
Añadí 8 usuarios de prueba y todos tuvieron acceso completo en minutos. El CRM cubre contactos, pipelines, tareas, mensajería interna, videollamadas y gestión básica de proyectos — todo gratis. Es, genuinamente, mucho software.
La advertencia honesta: la interfaz es densa. La navegación parece abrir el capó de un coche y ver demasiados cables. Pasé 20 minutos buscando la configuración de automatizaciones en mi primera visita. La app móvil se colgó una vez durante mi semana de pruebas. Frente a la interfaz limpia de HubSpot, Bitrix24 parece diseñado por un comité en 2015.
Pero si vuestro equipo tiene más de 3 personas y el presupuesto es cero, Bitrix24 es la única opción real. Solo tenéis que reservar tiempo para la puesta en marcha y la configuración.
Cuándo necesitarás pagar: el plan gratuito limita el almacenamiento online a 5 GB y restringe funciones avanzadas como la analítica de CRM y la automatización de marketing. El plan de pago básico empieza en unos 49 €/mes para 5 usuarios.
- Usuarios: Ilimitados
- Contactos: Ilimitados
- Deals: Ilimitados
- Integración de email: Sí
- Automatizaciones: Limitadas en el plan gratuito
- Soporte: Comunidad y email
- Límite de tiempo: Ninguno — plan gratuito permanente
4. Freshsales gratis — la mejor experiencia móvil
Freshsales tiene un plan gratuito que cubre usuarios y contactos ilimitados con gestión básica de contactos, un marcador telefónico integrado, integración de email y un pipeline visual.
La app móvil es lo más destacado. Probé añadir un contacto justo después de una reunión simulada con un cliente — desde abrir la app hasta guardar el contacto con notas tardé 28 segundos. Rápido. El marcador integrado registra las llamadas automáticamente y te pide añadir notas en cuanto cuelgas, un detalle que impulsa la adopción real entre comerciales de calle.
El plan gratuito es más limitado que el de HubSpot en áreas clave: sin seguimiento de emails, sin programador de reuniones y sin automatizaciones. Básicamente obtienes una agenda digital limpia con teléfono incluido.
Para quién funciona: un comercial independiente o un equipo pequeño que hace muchas llamadas y necesita algo que de verdad abran en el móvil. Si vendéis sobre todo por email, el plan gratuito de HubSpot es más potente.
Cuándo necesitarás pagar: la puntuación de leads con IA (Freddy AI), las secuencias de email y los informes requieren el plan Growth de pago, a unos 15 €/usuario/mes.
5. EngageBay gratis — el mejor para ventas y marketing juntos
EngageBay es menos conocido que los demás pero merece un lugar en esta lista. El plan gratuito incluye 500 contactos, CRM, email marketing con 1.000 envíos de marca al mes, un constructor de páginas de aterrizaje, un servicio de soporte y chat en directo — todo en una plataforma. Es el plan gratuito más completo para un equipo pequeño que necesita marketing y ventas en un solo sitio.
Monté una campaña de email desde cero en menos de 30 minutos, rápido de verdad. HubSpot cobra su Marketing Hub aparte; EngageBay lo incluye todo. Para una pyme que manda boletines y registra ventas en la misma herramienta, esto importa.
La contrapartida: EngageBay tiene una base de usuarios más pequeña que HubSpot, así que la comunidad y las integraciones de terceros son más limitadas. Encontré algún borde áspero en la interfaz — un par de botones que no respondían al primer clic, un filtro que se reseteaba al cambiar de sección. Detalles pequeños, pero se notan.
Cuándo necesitarás pagar: el límite de 500 contactos afectará a la mayoría de negocios en pocos meses. Los planes de pago empiezan en unos 14 €/usuario/mes.
6. Capsule CRM gratis — el mejor por simplicidad
Capsule CRM apuesta por lo mínimo: 250 contactos, 2 usuarios, pipeline básico y gestión de tareas — todo gratis. Sin email marketing, sin automatizaciones, sin IA.
Suena pobre. Pero para un autónomo o una consultoría de dos personas que solo necesita saber con quién habla y hacer seguimiento de forma fiable, Capsule es un placer de usar. Lo configuré en 12 minutos. La interfaz es limpia, la app móvil funciona bien y no hay ruido.
El límite de 250 contactos es ajustado. La mayoría de los negocios lo superan en 60 días. Pero el plan de pago de Capsule empieza en unos 18 €/usuario/mes y sigue siendo limpio y simple — es el CRM para quien odia los CRM.
Para quién no funciona: cualquiera que necesite automatizaciones, email marketing o más de 2 usuarios en el plan gratuito.
7. Agile CRM gratis — más funciones por cero euros
Agile CRM ofrece un plan gratuito sorprendentemente completo: hasta 10 usuarios, 1.000 contactos, seguimiento de emails, automatizaciones básicas (1 campaña), programación de citas y un constructor de páginas de aterrizaje.
Sobre el papel, es el plan gratuito con más funciones. En la práctica, la interfaz se siente más vieja que la de la mayoría de competidores y encontré algunos fallos durante las pruebas — una regla de automatización que se activó dos veces con el mismo contacto y un informe que tardó 45 segundos en cargar. Funciona, pero el acabado no está a la altura.
El límite del plan gratuito que te va a afectar: 1.000 contactos parece mucho, pero entre leads, clientes y suscriptores del boletín, la mayoría de los negocios en crecimiento lo alcanzan en 6-9 meses. Los planes de pago empiezan en unos 9 €/usuario/mes, de los más baratos del mercado.
Mi opinión honesta: Agile CRM es una opción legítima si quieres muchas funciones y no te importa una experiencia más tosca. Si la fricción de la interfaz afecta a la adopción de tu equipo, HubSpot es mejor elección gratuita.
Límites ocultos: lo que las páginas de precios no muestran
Todo CRM gratuito esconde algunas limitaciones que no aparecen en la tabla comparativa. Esto es lo que descubrí después de usar de verdad estas herramientas.
HubSpot: el plan gratuito muestra la marca de HubSpot en tu widget de chat y en el pie de tus emails. «Con tecnología de HubSpot» aparece en el chat de tu web. Quitarlo requiere un plan de pago. Si usas HubSpot para comunicarte con clientes, sabrán que estás en el plan gratuito.
Zoho CRM: la integración de email en el plan gratuito solo sincroniza en un sentido — los emails enviados desde Zoho aparecen en las fichas de contacto, pero los que envías desde Gmail u Outlook no se sincronizan de vuelta. La sincronización bidireccional requiere el plan Standard de pago, a unos 14 €/usuario/mes.
Bitrix24: el límite de 5 GB de almacenamiento suena bien hasta que te das cuenta de que cada adjunto de email, documento subido y llamada grabada lo consume. Un equipo comercial activo lo alcanza en tres meses. Ampliar almacenamiento cuesta aparte del plan de pago base.
Freshsales: no hay automatizaciones en el plan gratuito. Ninguna. No es un límite — están completamente ausentes. Cada tarea, cada seguimiento, cada asignación de leads es manual. Para un equipo de alto volumen, esto suma horas cada semana.
EngageBay: el límite de 1.000 envíos al mes en el plan gratuito de marketing suena generoso hasta que tienes una lista de 500 contactos y quieres enviar una serie de bienvenida. Una secuencia de tres emails a todos tus contactos consume 1.500 envíos — más de tu límite mensual.
Capsule: las integraciones en el plan gratuito son limitadas. La integración con Zapier, que es como la mayoría de negocios conectan Capsule con otras herramientas, solo está en los planes de pago.
Agile CRM: el soporte en el plan gratuito es solo por email, con tiempos de respuesta que medí en 48-72 horas. Si tienes un problema crítico, esperas dos días.
El error más caro que veo cometer a las pymes: elegir un CRM gratuito por sus funciones, descubrir un límite oculto seis meses después y tener que migrar 5.000 contactos a un sistema nuevo. Esa migración te costará dos semanas de interrupciones. Verifica los límites antes de comprometerte.
CRM y RGPD: dónde viven los datos de tus clientes
Aquí va lo que ninguna comparativa internacional menciona y que en España importa: un CRM es, por definición, un fichero de datos personales. En cuanto metes ahí nombres, emails y teléfonos de clientes, estás tratando datos bajo el RGPD — y eres tú, no el proveedor del CRM, el responsable del tratamiento.
Tres cosas que conviene comprobar antes de elegir, y especialmente antes de importar tu base de contactos:
- Dónde se alojan los datos. HubSpot y Zoho ofrecen alojamiento en centros de datos de la UE, pero en HubSpot hay que solicitarlo al crear la cuenta — por defecto puede caer en servidores de EE. UU. Si tus datos salen de la UE, necesitas amparar la transferencia (cláusulas contractuales tipo). Con alojamiento europeo te ahorras ese papeleo.
- El contrato de encargado del tratamiento. El proveedor del CRM es tu encargado del tratamiento y debes tener firmado el contrato del artículo 28 del RGPD (DPA). Todos los grandes lo ofrecen, pero confirma que está firmado — no des por hecho que «aceptar términos» equivale a tenerlo.
- Borrado y portabilidad. Tus clientes pueden ejercer el derecho de supresión y de portabilidad. Comprueba que el CRM te deja exportar y borrar fichas individuales con facilidad — algunos planes gratuitos limitan la exportación, lo que te complica responder a una solicitud en plazo.
Una nota sobre opciones españolas: si el RGPD y tener el soporte y los datos en España pesan mucho en tu decisión, Holded incluye un módulo de CRM con alojamiento europeo y equipo en español. No tiene plan gratuito permanente como los siete de esta guía, pero si vas a pagar de todas formas y ya usas Holded para la contabilidad, mantener también ahí el CRM evita repartir los datos de tus clientes entre varias plataformas.
Comparativa de CRM gratis: límites de contactos, usuarios y muros de pago
Te muestro el resumen lado a lado de lo que de verdad importa:
- HubSpot CRM: usuarios ilimitados, contactos ilimitados, oportunidades ilimitadas. Automatizaciones limitadas a 5. Sin secuencias de email. Informes básicos. Mejor plan gratuito en general.
- Zoho CRM: máximo 3 usuarios, 5.000 contactos, sin automatizaciones. Sincronización bidireccional de email solo en planes de pago. Centro de datos en la UE. Mejor para equipos muy pequeños.
- Bitrix24: usuarios ilimitados, contactos ilimitados, 5 GB de almacenamiento. Interfaz tosca. Mejor para equipos grandes con presupuesto cero.
- Freshsales: usuarios ilimitados, contactos ilimitados, sin automatizaciones. Excelente app móvil y marcador integrado. Mejor para ventas por teléfono.
- EngageBay: 500 contactos, 3 usuarios, 1.000 envíos/mes. Incluye herramientas de marketing. Mejor para ventas y marketing juntos.
- Capsule CRM: 250 contactos, 2 usuarios, sin automatizaciones. La interfaz más limpia. Mejor para autónomos.
- Agile CRM: 10 usuarios, 1.000 contactos, 1 campaña de automatización. Más funciones pero experiencia más tosca. Mejor relación funciones/precio.
Cuándo quedarte en el plan gratis y cuándo pagar
Seguir en un CRM gratuito tiene sentido en situaciones concretas. Cambiar a pago tiene sentido en otras. Así lo plantearía yo.
Quédate en el plan gratuito si: tenéis menos de 3 comerciales. Gestionáis menos de 1.000 contactos. Vuestro proceso de ventas es sobre todo inbound — la gente viene a vosotros y solo lleváis el seguimiento. Enviáis menos de 5 emails por contacto al mes. No necesitáis automatización.
Pasad a pago cuando: vuestro equipo dedica más de 2 horas por semana a tareas manuales que se podrían automatizar. Estáis llegando al límite de contactos y limpiar los datos no es una opción realista. Vuestro pipeline tiene más de 50 oportunidades activas y se os escapan. Necesitáis informes que muestren más que recuentos básicos de etapas. Más de 3 personas necesitan acceso al CRM.
Las cuentas de pasar a pago suelen salir mejor de lo que la gente espera. Si HubSpot de pago a 20 €/mes para 2 usuarios ahorra a tu equipo 3 horas por semana en seguimientos manuales, y tu comercial medio cuesta 25 €/hora, eso son 75 €/semana ahorrados contra un coste de 20 €/mes. La inversión se paga sola la primera semana.
Las plataformas con las rutas de pago más naturales: HubSpot (los planes de pago añaden potencia sin migración de datos) y Freshsales (Growth a 15 €/usuario es un paso limpio hacia arriba). La peor experiencia que he visto es pasar de un CRM a otro completamente distinto — cuenta con 2 a 4 semanas de interrupciones y pérdida de datos.
Las 3 trampas del CRM gratis que hay que evitar
Después de probar docenas de planes gratuitos de CRM en los últimos dos años, sigo viendo las mismas trampas.
Trampa 1: el trial disfrazado. Unos cuantos proveedores anuncian «gratis» pero en realidad estás en un trial de 14 o 30 días con todas las funciones desbloqueadas. Después del trial, tus datos siguen ahí pero las funciones desaparecen. Está bien si entras sabiendo que es un trial. Es frustrante si pensabas que era un plan gratuito permanente y ya has invitado a todo tu equipo.
Trampa 2: el plan gratis de 1 usuario. Algunos proveedores ofrecen acceso gratuito pero solo para un usuario. Puedes montar tu CRM, configurarlo todo perfectamente — y en cuanto añades un segundo comercial, estás pagando. Comprueba siempre el límite de usuarios antes de invertir tiempo en la configuración.
Trampa 3: el impuesto de las integraciones. Un CRM puede ser gratis, pero conectarlo con tu herramienta de email, tu calendario o tu tienda online puede requerir planes de pago. He visto equipos elegir un CRM gratuito y luego descubrir que la integración de Zapier que lo conecta con el resto de sus herramientas cuesta 45 €/mes. Ahora el CRM «gratis» cuesta 45 €/mes.
Mi recomendación honesta
Para la mayoría de pymes: empieza con HubSpot CRM. Es el plan gratuito más completo, la interfaz más limpia y la ruta de pago es fluida si algún día necesitas más. El límite de 5 flujos de automatización empujará a algunos equipos al plan de pago en 6 meses, pero el plan gratuito es genuinamente útil antes de llegar ahí. Eso sí: al crear la cuenta, solicita el alojamiento de datos en la UE.
Si tienes un equipo de más de 3 personas y el presupuesto es cero: Bitrix24 es tu única opción real. Solo planifica una puesta en marcha más larga y acepta la curva de aprendizaje.
Si tu equipo vive al teléfono: el plan gratuito de Freshsales, sobre todo por la app móvil y el marcador integrado. Las automatizaciones te empujarán al pago pronto, pero la experiencia diaria de ventas es excelente.
Si eres autónomo o tienes una consultoría de dos personas: Capsule CRM. Mínimo, agradable, no estorba.
Si el RGPD y el soporte en español pesan mucho y vas a pagar de todas formas: mira el módulo de CRM de Holded, con datos en la UE y equipo español.
El peor movimiento que puedes hacer: elegir un CRM gratuito sin verificar el límite de contactos, importar todos tus datos, montar el pipeline, incorporar al equipo — y descubrir tres meses después que estás 200 contactos por encima del límite y el proveedor quiere que borres contactos o pagues. Esa historia es habitual. No dejes que sea la tuya.
